Inleiding
De afgelopen jaren is de druk op de organisatie toegenomen. De taakstelling (€ 1,3 miljoen) op de organisatie, bedrijfsvoering en huisvesting is gerealiseerd. Ook zijn er nieuwe taken bijgekomen waarvoor wij als gemeente verantwoordelijk zijn én vraagt de nieuwe bestuursstijl andere vaardigheden van onze organisatie. In de perspectiefnota 2016 heeft de raad impulsmiddelen (€ 750.000) beschikbaar gesteld om deze beweging(en) te faciliteren. Daarnaast vraagt het besluit om de voorbereidingen voor het aangegaan van een ambtelijke fusie met Wijk bij Duurstede te beëindigen om een hernieuwde focus op de organisatieontwikkeling voor de komende jaren. Hiervoor zal in de   2^e helft van 2017 een meerjarig programma worden ontwikkeld. Als onderdeel van de focus op organisatieontwikkeling heeft de invulling van de informatiefunctie in ieder geval hoge prioriteit in 2018.

Focus op organisatieontwikkeling
Hieronder wordt ingegaan op enerzijds onze ambities en andere manier van werken. Anderzijds op de besteding van de extra middelen die, om dit te realiseren, door de raad bij de perspectiefnota 2018 beschikbaar zijn gesteld.

• Ambities en andere manier van werken

De nieuwe bestuursstijl krijgt steeds meer vorm. Dit betekent met ‘buiten’ zoeken naar andere wegen om dingen mogelijk te maken. Dit vraagt om het zorgvuldig afwegen van belangen, zorg voor kwetsbare groepen en het op tijd knopen doorhakken waar dat nodig is. Daarnaast zijn er nieuwe wettelijke verplichtingen en de door de raad vastgestelde visiedocumenten die om uitwerking vragen.

Deze ambities vragen om een andere manier van werken. De gemeentelijke organisatie moet beschikken over ambtelijke vaardigheden om hoogwaardige en integrale ondersteuning te bieden aan de bestuurlijke ambities. Medewerkers moeten in staat zijn en blijven om in veranderende omstandigheden op effectieve wijze bijdragen te leveren aan lokaal maatwerk. De andere manier van werken wordt ook steeds meer zichtbaar. De uitnodigingsplanologie in het ruimtelijk domein vormt daar een mooi voorbeeld van. Ook de ‘inwonersberaden’ zijn succesvol. In de afgelopen jaren zijn er drie georganiseerd, te weten over de toekomstvisie Proeftuin Houten 2025, de opvang en integratie van vluchtelingen en over het programma Ruimte. Hiermee worden inwoners meer betrokken bij grote Houtense vraagstukken. Ook in de komende jaren blijven wij ‘inwonersberaden’ organiseren.

Tegen de achtergrond van bovenstaande ontwikkelingen is het van belang om ons te realiseren dat het werknemersbestand verouderd. De afgelopen jaren is er een laag natuurlijk verloop (uit- en instroom) geweest. In 2016 is deze trend voor het eerst weer doorbroken. Deze trend zet zich in 2017 voort. Dit biedt kansen om te investeren in nieuwe (jonge) medewerkers met andere kwaliteiten. Op verschillende beleidsterreinen zijn in 2016 en 2017 nieuwe medewerkers ingestroomd op basis van vaste of tijdelijke aanstellingen en ook als trainee. De ervaringen met deze nieuwe instroom zijn positief. Daarom wordt deze instroom van nieuwe (jonge) medewerkers zoveel als mogelijk bevorderd. Dit is ook noodzakelijk gezien de grote uitstroom van pensioengerechtigden de komende jaren.
Bij deze nieuwe situatie is er ook aandacht voor de bestrijding van de jeugdwerkloosheid. Het creëren van arbeidsplaatsen specifiek voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt is daarbij ook één van de pijlers. Op die manier kan de organisatie ook een afspiegeling blijven van de samenleving waarvoor wordt gewerkt.

Deze in gang gezette beweging(en) moet worden gecontinueerd. Nieuwe (jonge) medewerkers met tijdelijke contracten zijn ingezet op beleidsterreinen waar dit direct nodig was. Deze contracten lopen in 2017 of 2018 af. Ook is geïnvesteerd in het in dienst nemen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Om deze ontwikkelingen te continueren heeft de raad bij de perspectiefnota 2018 besloten tot een verlenging van de middelen voor de tijdelijke versterking van de formatie. Hiervoor is een budget geraamd van € 600.000 per jaar voor 2018 en 2019. Deze middelen worden ingezet op de beleidsterreinen Ruimtelijke ontwikkeling / Omgevingswet, Informatiemanagement, Duurzaamheid, Ondermijnende criminaliteit, Communicatie en Ondersteuning.

• Inzet middelen voor tijdelijke versterking van de formatie

In de perspectiefnota 2018 is op hoofdlijnen aangegeven op welke beleidsterreinen de extra middelen voor de tijdelijke versterking (€ 600.000 per jaar voor 2018 en 2019) van de organisatie worden ingezet. In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt hier uitgebreider op ingegaan.
In de tabel hieronder is de verdeling van de extra middelen over de verschillende beleidsterreinen weergegeven. Deze verdeling is gebaseerd op een inschatting van de benodigde formatie die nodig is op het betreffende beleidsterrein.

Tabel: inzet middelen voor tijdelijke versterking van de formatie

Hieronder wordt de inzet van deze middelen per beleidsterrein onderbouwd weergegeven.

1. Ruimtelijke ontwikkeling / Omgevingswet (€ 140.000)

De aantrekkende economie heeft voor Houten tot gevolg dat het aantal ruimtelijke initiatieven toeneemt. Dit blijkt niet alleen uit de toegenomen bouwleges maar ook uit de toegenomen gesprekken met initiatiefnemers in stedelijk- en het buitengebied. De wachtlijsten, om in aanmerking te komen voor het bebouwen van diverse locaties in Houten, groeien. Daarnaast is in 2017 gebleken dat de mogelijkheden van het doorberekenen van ambtelijke kosten naar particuliere initiatieven (=kostenverhaal), in het kader van vraag- en gebiedsgericht werken, minder groot zijn als waarvan wij in 2016 zijn uitgegaan. Tot slot wordt er steeds meer gebouwd in de bestaande stedelijke omgeving. Hierbij neemt de afhankelijkheid van private partijen toe. Dit resulteert in meer overleg met diverse betrokken partijen en meer aandacht en inzet voor een zorgvuldige voorbereiding en invulling in samenspraak met de omgeving. De hierboven beschreven ontwikkelingen vragen structureel extra inzet en ondersteuning om deze ontwikkelingen ook, op een zorgvuldige manier, verder te helpen.

2. Informatiemanagement (€ 85.000)

In het kader van een verbetering van de ‘privacy en informatieveiligheid’ vraagt de implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) de komende jaren veel extra inspanning. Naast de invoering is vooral de borging daarvan in de organisatie een belangrijk aspect. Dit vraagt blijvende aandacht voor bewustwording hiervoor bij alle medewerkers. Parallel hieraan blijft ook de aandacht voor de privacy in het sociaal domein een hoge prioriteit houden. Daarnaast is het nodig om gemeentebreed invulling te geven aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit nieuwe Europese privacy-kader zal vanaf mei 2018 de Wet bescherming persoonsgegevens vervangen en vraagt van de organisatie een gedegen voorbereiding en implementatie. Vanaf mei 2018 is het in dit kader verplicht een functionaris voor de Gegevensbescherming aangesteld te hebben.

3. Duurzaamheid (€ 100.000)

In 2016 heeft de raad het programma Duurzaam Houten 2016-2018 vastgesteld. Dit programma vertaalt de ambities uit het Milieubeleidsplan en de streefbeelden uit de toekomstvisie Proeftuin Houten naar concrete duurzaamheidsdoelstellingen tot en met 2018. In 2017 staat het programma Duurzaam Houten nog grotendeels in het teken van een vertaling en verankering van de doelstellingen in gemeentelijke projecten en beleidsvelden, onder andere het programma Ruimte. In 2017 wordt dus de basis gelegd voor de realisatie van het programma in 2018. Tegelijkertijd zal in 2018 het duurzaamheidsbeleid voor de periode 2019 en verder vorm gegeven worden in een klimaatplan. Om de doelstellingen uit het programma Duurzaam Houten ook in 2018 en 2019 blijvend te verankeren en aan te jagen in zowel de Houtense samenleving als de ambtelijke organisatie is continuering nodig van de eerdere tijdelijke versterking van de formatie voor 2016 en 2017.

4. Ondermijnende criminaliteit (€ 95.000)

Ondermijnende criminaliteit is niet zichtbaar maar tast het fundament van de samenleving sluipenderwijs aan. In het ondermijningsbeeld dat het Regionaal Informatie en Expertise Centrum georganiseerde criminaliteit in opdracht van de burgemeester heeft opgesteld wordt duidelijk dat er blinde vlekken zijn ten aanzien van zowel locaties/gebieden als thematiek. In een besloten bijpraatavond in april 2017 is de raad hierover geïnformeerd. Op dit moment is de beschikbare capaciteit onvoldoende berekend op een effectieve aanpak van ondermijning. Daar waar we actief gaan zoeken zullen we ook gaan vinden en dan moeten zaken ook worden opgepakt. Daarom is extra capaciteit nodig op data-analyse en projectleiderschap en op toezicht en handhaving. Voor de extra capaciteit voor met name data-analyse en mogelijk ook  projectleiderschap kijken we of dit in ‘Lekpoort’ verband kan worden georganiseerd.

5. Communicatie (€ 130.000)

In 2017 heeft de raad de Visie communicatie en participatie 2017-2021 vastgesteld. De implementatie en uitvoering van de communicatievisie / communicatiebeleid (onder andere burgerparticipatie en factor C), toename van complexe communicatievraagstukken, opkomst van het gebruik van social media en het belang van snellere en intensieve betrokkenheid van communicatieadviseurs bij de uitvoering van beleidsprogramma’s en projecten maakt dat de formatie onder druk staat. Daarnaast is in toenemende mate sprake van communicatiegevoelige thema’s (zoals opvang statushouders, openbare orde en veiligheidsvraagstukken, crisiscommunicatie) die hoge prioriteit vragen van onze vakdeskundigheid.

6. Ondersteuning (€ 50.000)

De afgelopen (economische crisis)jaren is de beschikbare formatie afgenomen. De ondersteunende capaciteit en budgetten op het gebied van personeel en organisatie en bedrijfsvoering zijn evenredig verminderd. Nu er weer ruimte ontstaat voor een tijdelijke formatie-uitbreiding, is het noodzakelijk ook de ondersteuning op het gebied van personeel en organisatie en bedrijfsvoering mee te laten groeien. Op deze wijze blijft een professionele ondersteuning gewaarborgd. Daarom wordt een gedeelte van de tijdelijke middelen hiervoor gereserveerd.

Informatiefunctie
In 2017 is met het vaststellen van het ‘Informatiebeleidsplan Informatiegestuurd werken 2017-2018’ het nieuwe informatiebeleid in werking getreden. In het plan staan een vijftal belangrijke thema’s dan wel uitdagingen voor de komende tijd centraal:

1. Beter met informatie leren omgaan (informatiegestuurd werken)
2. De basis op orde brengen (informatiehuishouding)
3. Digitaliseren, archiveren en het voorkomen van digitale dementie
4. Het borgen van privacy en veiligheid
5. Leidinggeven aan en het organiseren van de informatiefunctie

Naast het op orde brengen van de informatiehuishouding en het digitaliseren en archiveren van deze informatie zijn er in 2018 de volgende speerpunten.

• Informatiegestuurd werken

Het beleidsplan heeft de titel informatiegestuurd werken meegekregen, wat de kern weergeeft. Met de juiste informatie kunnen we beter, sneller en efficiënter werken. Zo dragen we bij aan het behalen van maatschappelijke doelen, een doelmatige bedrijfsvoering en een goede dienstverlening aan onze inwoners. Daarbij draait het niet alleen om techniek maar in belangrijke mate ook om vaardigheden, gedrag en cultuur. Het één kan niet zonder het ander. We werken van ‘buiten naar binnen’, dus niet alleen, maar samen met onze partners en inwoners. Aan al deze aspecten wordt dan ook aandacht besteed.

In het nieuwe beleid gaat het aldus om de interactie tussen mensen, het samen werken en samen ontwikkelen waarbij de burger (digitaal) mee doet. Ten tweede gaat het om de veranderende bedrijfsprocessen en het verder op orde brengen van de basis waaronder het verbeteren van de documentaire informatiehuishouding. We gaan daarbij uit van standaardisatie waar het kan. Ten derde behelst het de toepassing van (nieuwe) technologie waarbij privacy en veiligheid van inwoners worden geborgd. We werken samen met de digicommissaris Bas Eenhoorn als het gaat om de generieke digitale infrastructuur, en samen binnen de Utrechtse regio als  het gaat om de ‘Buurtmonitor’, de ‘Monitor Sociale Kracht’ en de ‘Staat van Utrecht’.

Belangrijke organisatorische verbeteringen die worden doorgevoerd zijn een programmatische aanpak, een betere stafondersteuning aan afdelingen en een gerichtere aansturing en integratie van de functies onderzoek en statistiek, gegevensmanagement, functioneel beheer en architectuur. Om de invoering van de Omgevingswet voor te bereiden en de transformatie in het sociaal domein verder vorm te geven is extra informatie-advies capaciteit voor afdelingen beschikbaar. Investeren in vaardigheden met betrekking tot informatiegestuurd werken in de bedrijfsvoering en beleidscyclus maakt daar een belangrijk onderdeel van uit.

In onze gemeente is de raad zeer betrokken als het gaat om het meedenken over indicatoren, verantwoording en informatiegestuurd werken. Met onze afdelingen, buurgemeenten en een aantal partners verkennen we de kansen rondom ‘open en big data’. We denken na over een kleinschalige pilot op het gebied van internet samen met lokale partners. Als hoeder van het algemeen belang is de gemeente zowel datagedreven als burgergedreven. Ze gebruikt sturingsinformatie bewust om voor burgers zowel faciliterend als beschermend te zijn. De gemeente garandeert dat burgers eigenaar zijn van hun eigen privégegevens, dat ze opgeleid worden en in staat zijn om hun rol in het maatschappelijke speelveld van markt en overheid actief te spelen.

·       Privacy en informatieveiligheid

Het implementeren van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) zal de komende jaren nog veel inspanning vragen. Aanvullend op de invoering van de noodzakelijke maatregelen is ook vooral het borgen daarvan een belangrijk aspect. Naast het treffen van die technische en organisatorische maatregelen zal verder blijvend aandacht zijn voor bewustwording bij alle medewerkers. Daar waar mogelijk wordt op dit terrein zoveel mogelijk samengewerkt met gemeenten in de regio maar ook via landelijke organisaties zoals de, onder de VNG vlag opererende, Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD).

Het blijvend aandacht houden voor privacy in het sociaal domein blijft ook in 2018 prioriteit houden maar tegelijkertijd is het nodig om gemeentebreed invulling te geven aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit nieuwe Europese privacy kader zal vanaf mei 2018 de Wet bescherming persoonsgegevens vervangen en vraagt van de organisatie een gedegen voorbereiding en implementatie. In 2018 zal in dit kader een verplicht aan te stellen functionaris voor de Gegevensbescherming werkzaam zijn in Houten.

Indicatoren
In onderstaande tabel zijn de van toepassing zijnde BBV-indicatoren binnen het taakveld  'Bestuur en ondersteuning' per 1 januari van het betreffende jaar weergegeven.

Betrokkenheid verbonden partijen
Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht (BghU)
Deze gemeenschappelijke regeling heeft tot doel uit overwegingen van kwaliteit, continuïteit en efficiency samen te werken bij de beleidsvoorbereiding, heffing en invordering van waterschapsbelasting en gemeentelijke belastingen, evenals bij de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken en het beheer en de uitvoering van vastgoedinformatie.